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Debitoren

Die Debitorenübersicht befindet sich im Hauptnavigationsmenü.

Einer der grundlegenden Bereiche des PMI ist die Debitorenverwaltung, wo alle über die PAYONE Plattform getätigten Bezahlvorgänge zentral angezeigt werden. Die Debitorenübersicht bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Verwaltung von Zahlungsvorgängen und Debitoren:

  • Suche nach Debitoren anhand verschiedener Parameter
  • Anzeige von Debitoren- und Vorgangskonten
  • Verwalten der Stamm- und Zahldaten von Debitoren
  • Anzeige und Verwaltung von Verträgen und Abonnements
  • Suche und Anzeige von Mahnläufen und Mahnungen
  • Suche und Download von Rechnungen und Gutschriften
  • Ausführung von Gutschriften mit einzelnen Gutschriftpositionen
  • Ausbuchen von Forderungen

Im PMI besteht die Möglichkeit, diverse Vorgänge zu einem Debitor oder Vorgang manuell anzustoßen. Die angezeigten Optionen hängen von den bei PAYONE gebuchten Optionen ab. 


Es öffnet sich ein neues Dialogfenster (Pop-up), in dem Käufer und Transaktionsvorgänge innerhalb eines Portals gesucht werden können. Sofern Sie einen Pop-up Blocker verwenden, müssen Sie dieses Fenster manuell über den Button  öffnen.

Zahlungsvorgangs- und Debitorensuche

In der Debitorenverwaltung sind Stammdaten aller Käufer eines Händlers hinterlegt, für die eine Forderung in der PAYONE Plattform erstellt wurde, zum Beispiel Name und Anschrift, E-Mail Adresse, Kontodaten, geschlossene Abonnements etc. 

Die PAYONE Plattform führt zu jedem Zahlungsvorgang eine systemweit fortlaufende PAYONE Vorgangsnummer, die auch Transaction-ID (TXID) genannt wird. 
Außerdem führt die PAYONE Plattform zu jedem Käufer ein Konto, welches durch die PAYONE Debitorennummer (userid) identifiziert wird. Dort werden alle Transaktionen eines Käufers aufgeführt. Der Käufer wird anhand der oben genannten PAYONE Debitoren- oder Händler-Kundennummer (customerid) identifiziert. Diese Kundennummer kann von Ihrem Shopsystem erstellt und per Schnittstelle an PAYONE übergeben werden. Sie dient der eindeutigen Identifizierung des Käufers in Ihrem Shopsystem.

Vor dem Start der Suche ist es notwendig, den Live oder den Test-Modus auszuwählen, dies geschieht über den Radio-Button oben rechts. Die PAYONE Payment-Plattform kann in zwei Modi genutzt werden: im Testmodus und im Livemodus. Beide Modi werden über spezielle Parameterübergaben angesteuert, um aktiv zu sein. Die Plattform (Hard-und Software) ist in beiden Modi dieselbe. Der wesentliche Unterschied zwischen dem Testmodus und dem Livemodus besteht darin, dass die Datenübergabe an externe Systeme (z.B. Banken, Kreditkarteninstitute, Auskunfteien) nur im Livemodus erfolgt. Im Testmodus werden alle Anfragen innerhalb der PAYONE Payment-Plattform simuliert oder im Testmodus an das jeweilige externe System übergeben, sofern dieses seinerseits einen Testmodus unterstützt. Durch diese Vorgehensweise können Testszenarien mit definierten Testdaten durchgeführt werden.

Die Funktion Filterbedingung hinzufügen ermöglicht Ihnen die kombinatorische Suche über bis zu drei Suchkriterien (zum Beispiel Vorname, Nachname und Firma).
Das Suchergebnis ist auf 1.000 Ergebnisse begrenzt. Sollten die gewählten Suchkriterien mehr als 1.000 Ergebnisse umfassen, so erscheint eine Fehlermeldung mit der Aufforderung, die Suche einzuschränken.

Die Maske ermöglicht folgende Suchkriterien:

  • Kategorie: Auswahl von maximal drei kombinierbaren Suchkriterien
  • Eingabe: Suchkriterium eintragen
  • Von: Zu durchsuchender Zeitraum (Start), auf Tagesbasis
  • Bis: Zu durchsuchender Zeitraum (Ende), auf Tagesbasis
  • Suche: Die Suche wird gestartet

Das Suchergebnis kann auf Spaltenebene sortiert angezeigt werden (absteigend/aufsteigend). Die Spalten in dieser Ansicht sind:

ParameterKommentar
DatumZeitpunkt der Bestellung (Tag und Uhrzeit des Eingangs der Bestellung in der PAYONE Plattform)
Name, VornameName des Käufers
VorgangsnummerEindeutige Nummer, von PAYONE vergeben (TX-ID)
ZahlartZahlart der Bestellung (initial)
Status

Status der Transaktion

Beschreibung
OK  Die Bezahlung wurde erfolgreich durchgeführt und ist abgeschlossen.
Offen  Der Zahlungseingang ist ausstehend aus regulären Gründen (z.B. bei Überweisung).
Vorautorisiert Der zu zahlende Betrag wurde reserviert und noch nicht eingezogen, es fand noch keine Geldbewegung statt (z.B. bei Kreditkartenzahlungen).
Leer Transaktion wurde vom Käufer nicht erfolgreich abgeschlossen, es fand keine Geldbewegung statt. In der Regel handelt es sich hier um Kaufabbrüche während des Checkout-Prozesses im System des Händlers oder nach einer Weiterleitung (z.B. auf den Seiten von PayPal). 
Fehler Die Transaktion konnte nicht beendet werden. Hinweise zum Grund des Fehlers können in den „Details zum Zahlungsvorgang“ gefunden werden.
in Arbeit Dieser Status bezeichnet einen Buchungsvorgang, der nach Übergabe an die PAYONE  Plattform abgearbeitet wird  und nach Verbuchung im System einen anderen Status annimmt. Es handelt sich also um einen kurzfristigen Status.
Mahnstatus Aktueller Mahnstatus in dem sich der Käufer befindet.
ForderungHöhe der autorisierten oder vorautorisierten Forderung. Der Betrag vor der Klammer bezeichnet die tatsächliche Forderung, der Betrag in der Klammer die vorautorisierte Forderung.
ZahlungEingegangene Zahlung
SaldoDer Saldo der Forderung, also entweder eine ausgeglichene Forderung, eine über- oder unterzahlte Forderung.

Klicken Sie auf Name, Vorgangsnummer oder [details], um zur Ansicht Details zum Zahlungsvorgang zu gelangen. 

Die Detailanzeige eines Suchergebnisses findet zweigeteilt statt:

  • Auf der linken Seite finden Sie die Stammdaten des Kunden. Die darunterliegenden Buttons öffnen Ansichten, in denen jeweils alle Vorgänge des ausgewählten Kunden aufgeführt werden und übergeordnet bearbeitet werden können.
  • Auf der rechten Seite finden Sie Informationen nur zu dem aktuell ausgewählten Zahlungsvorgang. Hier können Sie diesen Vorgang betreffende Änderungen vornehmen. Diese Änderungen haben keinen Einfluss auf andere Zahlungsvorgänge dieses Kunden.

In den folgenden Abschnitten werden die hier bereitstehenden Optionen im Detail erläutert. Die Optionen sind kontextbasiert, so dass nicht bei allen Kunden und Vorgängen dieselben Optionen zur Verfügung stehen. Ist der Vorgang beispielsweise einem Zahlungsportal vom Typ Zugang zugeordnet, finden sich hier Einstellungsmöglichkeiten speziell für zeitbasierte Abrechnungsmodelle.

Stammdaten bearbeiten

Sie können zu Ihren Debitoren Stammdaten einsehen und ändern. Es werden die jeweils letzte verwendete Rechnungsanschrift und die Daten der letzten Kreditkartenzahlung und Bankverbindung vorgehalten, eine Archivierung oder Versionierung überschriebener Daten findet nicht statt. 

Die Stamm- und Zahldaten eines Debitors können auf verschiedenen Wegen aktualisiert werden. Im PMI können Sie die Daten auf manuellem Weg bearbeiten oder ergänzen. Alternativ zur manuellen Änderung der Daten besteht die Möglichkeit, Käuferinformationen über einen Schnittstellenbefehl (Request über die Server API) zu aktualisieren. Da nur die zuletzt verwendeten Daten gespeichert werden, aktualisiert auch eine erneute Bestellung des Debitors mit abweichenden Daten, die im PMI verfügbaren Informationen. Die Möglichkeit einen Debitor zu löschen, besteht nicht. Klicken Sie auf den Button Bearbeiten, um die Ansicht mit entsprechenden Eingabefeldern im Formularformat zu öffnen. Im ersten Tab finden Sie die Stammdaten, im zweiten Tab die Zahldaten.

Hier können Sie Bankverbindung und Kreditkartendaten eines Käufers einsehen, verändern oder löschen. Die hier getätigten Änderungen werden vorgangsübergreifend für alle Einkäufe dieses Kunden vorgenommen.

Für Bankverbindungen werden Kontoinhaber, Kontonummer, Bankleitzahl, Filialnummer, Prüfziffer (soweit vorhanden) oder IBAN und BIC sowie das Land vorgehalten.
Für Kreditkartenzahlungen werden Karteninhaber, Kartentyp, Kreditkartennummer und Ablaufdatum gespeichert. Kreditkartennummern werden immer ausschließlich mit den letzten 4 Ziffern angezeigt. Dies ist aus Gründen der PCI DSS Konformität rechtlich vorgeschrieben.

Bei der Zahlungsart Lastschrift, finden Sie hier die Mandate zum Herunterladen.

Integrierte Sperrlisten-Funktion

Mit Hilfe des Moduls Risikomanagement können Stammdaten für zukünftige Zahlungsvorgänge gesperrt werden. 

Dazu können die Inhalte der

  • E-Mail-Adresse
  • IBAN (International Bank Account Number)
  • Kreditkartennummer

direkt aus der Debitorenverwaltung heraus auf die Sperrliste gesetzt und von dieser wieder entfernt werden.

Zur Sperrliste hinzufügen

Bitte beachten Sie, dass diese Optionen nur dann zur Verfügung stehen, wenn Sie das Modul Risikomanagement gebucht haben.

Wenn Sie einen Eintrag zur Sperrliste hinzufügen, können Sie optional ein Datum angegeben, welches definiert, wie lange der neue Eintrag gesperrt wird. 

Wenn Sie kein Datum angeben, ist der Eintrag zeitlich unbegrenzt auf der Sperrliste. 
Aus Datenschutzgründen werden die IBAN, Kontonummer und Kreditkartennummer nicht vollständig, sondern „maskiert" angezeigt. Es wird für die Sperrliste jedoch stets der volle Inhalt verwendet. 

Setzen Sie Inhalte (also E-Mail-Adresse, IBAN, Kreditkartennummer) auf die Sperrliste, gelten diese Debitoren-übergreifend – also nicht nur für diesen Kunden, sondern für alle Zahlungsversuche Ihres Merchant-Accounts. Wenn also mehrere Endkunden beispielsweise dieselbe IBAN verwenden, sind alle Endkunden für Lastschrift gesperrt – ebenso Neukunden mit derselben IBAN.

Von Sperrliste entfernen

In diesem Beispiel ist die E-Mail-Adresse bereits auf die Sperrliste gesetzt worden und kann nun wieder von der Sperrliste entfernt werden. 

Verträge eines Käufers

Mit Hilfe des Moduls Abonnement-Abwicklung verwaltet die PAYONE Plattform wiederkehrende Zahlungen und Abonnements (Verträge). Dazu werden über das PMI Vertragsvorlagen mit konfigurierbaren Laufzeiten und Preisen definiert. 

Zu den wesentlichen Features des Modules Abonnement-Abwicklung gehören: 

  • Automatisierte Verwaltung von wiederkehrenden Zahlungen
  • Verschiedene Abbuchungsintervalle (Wochen, Monate)
  • Laufzeiten und Preise individuell konfigurierbar
  • Integriertes Kündigungsmanagement (z.B. Kündigung bei Nichtzahlung)

Eine detaillierte Beschreibung des Funktionsumfangs des Moduls Abonnement-Abwicklung ist auf Anfrage erhältlich.

Verträge zum Kunden

Klicken Sie in der Stammdatenansicht eines Debitors auf den Button Verträge, um sich auch alle bestehenden Abonnements anzeigen zu lassen. 

Die hier angezeigten Informationen umfassen:

ParameterKommentar
Vertrags-ID Diese eindeutige ID-Nummer wird bei Abschluss des Vertrags automatisch generiert
Produkt-ID Von Ihnen frei wählbare Bezeichnung des Angebots
Zahlart Die Zahlart, die für den Vorgang verwendet wurde (üblicherweise Kreditkarte, Rechnung oder Lastschrift)
Betrag Der zu zahlende Betrag als Bruttowert
Abo-Betrag Der Kaufwert des Abonnements
Start Start der Abonnementlaufzeit
Ende Ende der Abonnementlaufzeit
Status Status des Abonnements allgemein „active", „expired", „cancelled", „blocked"
Abostatus Status der Abo-Laufzeit „active", „expired", „cancelled", „blocked"Ein Abonnement kann Erst- und Folge-Laufzeiten enthalten. Der Abostatus bezieht sich auf den Status dieser Laufzeiten. In der Regel sind die beiden Status identisch.

Vertrag bearbeiten

In der zweiten Registerkarte Vertrag bearbeiten können Sie die beauftragten Abonnements des Käufers einsehen, verwalten oder kündigen.

Kundenvorgänge im Mahnwesen

Das Modul Forderungsmanagement bildet das Mahnwesen zu einem Kunden ab und arbeitet eng mit dem Modul Payment zusammen. Es übernimmt das kaufmännische Mahnwesen sowie auf Wunsch die Übergabe von Fällen an externe Inkassodienstleister, um überfällige Zahlungen einzufordern. Im Falle einer Rückbelastung oder einer nicht fristgerecht beglichenen Rechnung, initiiert die PAYONE Plattform über das Modul Forderungsmanagement auf Wunsch vollautomatisiert das Mahnwesen. Eine detaillierte Beschreibung des Funktionsumfangs des Moduls Forderungsmanagement ist auf Anfrage erhältlich.

Das Mahnwesen lässt sich individuell konfigurieren und beinhaltet folgende Funktionen:

  • Einleitung des kaufmännischen Mahnwesens nach Fälligkeit oder Rückbelastung
  • Automatisiertes kaufmännisches Mahnwesen per E-Mail und/oder Post mit bis zu 4 variablen Mahnstufen
  • Mahnstufen, Texte und Corporate Design der Mahnungen in verschiedenen Sprachen sind durch den PAYONE Merchant Service individuell konfigurierbar
  • Verwaltung von Mahnfristen, Toleranzgrenzen, Mahnsperren sowie Mahn- und Inkassovorschlagslisten

Klicken Sie auf den Button Mahnwesen im Bereich Stammdaten (links), um zur Übersicht aller Mahnvorgänge, die für diesen Kundendatensatz bisher durchgeführt wurden, zu gelangen. Hier finden Sie Details zu den einzelnen Mahnstufen sowie Dokumente (Zahlungserinnerung und Mahnungen), die an den Käufer bislang versandt worden sind. 

Der Button Mahnwesen im rechten Bereich Zahlungsvorgang öffnet die Übersicht der Mahnvorgänge, die zu diesem Einzelvorgang gehören.

Mahnläufe zum Kunden

Unter der Registerkarte Mahnläufe zum Kunden haben Sie die Möglichkeit, Einträge nach Datum zu filtern. Die Checkbox Nur Aktive filtert die Suchergebnisse, so dass Ihnen nur aktuell laufende Mahnläufe angezeigt werden. 

Das Suchergebnis liefert folgende Informationen:

ParameterKommentar
PAYONE Vorgangsnummer Eindeutige Nummer, die von PAYONE vergeben wird (TX-ID)
Dokument Die Rechnungsnummerder dem Vorgang zugrunde liegenden Rechnung (bei gebuchtem Modul Rechnungsstellung)
TransaktionsdatumAus technischen Gründen wird dieses Feld nicht gefüllt
MahnstufeStatus der Mahnung (Mahnstufe oder Inkasso)
Nächste MahnungDatum, wann die nächste Mahnstufe ausgelöst wird
ForderungOffener Forderungsbetrag (Bruttowert)
Gebühr Vom Händler vordefinierte Mahngebühr
Saldo Offene Gesamtforderung

Mahnungen zum Zahlungsvorgang

Innerhalb der zweiten Registerkarte können Sie Mahnungen zum Zahlvorgang konfigurieren. Hier können Sie Mahnstufen für einzelne Kunden manuell überspringen oder erneut durchführen. Die Checkbox Mahnung versenden/Fall an das Inkasso übergeben initiiert die Versendung von Dokumenten bzw. die Datenübergabe an den Inkassodienstleister. Ist diese Box beim Klick auf Mahnstufe setzen nicht aktiviert, so wird die Einstellung lediglich systemintern geändert, d.h. es werden keine externen Prozesse angestoßen. Zudem können Sie den Eintritt in die nächste Mahnstufe individuell anpassen.

Ein Klick auf den Link [email] am Ende der Zeile führt zu einer Kopie der E-Mail und/oder des Mahnschreibens, welches an den Käufer versendet wurde.

Inkasso-Informationen zum Zahlungsvorgang

Die Registerkarte Inkasso-Informationen zum Zahlungsvorgang ist aus technischen Gründen nicht mit Daten gefüllt.

Anzeige des Debitorenkontos

Die PAYONE Plattform führt für jeden Zahlungsvorgang ein eigenes Vorgangskonto. Die Summe aller Vorgangskonten eines Käufers / Debitors ergibt den Saldo dieses Debitors. Alle Forderungen und Zahlungen werden auf der Soll- bzw. auf der Haben-Seite eines Vorgangskontos verbucht. Somit spiegelt sich jeder Geschäftsvorfall in einer Buchung wider und wird im Vorgangskonto sichtbar. 

Vorgangskonto

ParameterKommentar
Datum Zeitpunkt des Vorgangs
PAYONE Vorgangsnummer Eindeutige Nummer, die von PAYONE vergeben wird (TX-ID)
Vorgang Art des Vorgangs (Forderung, Gutschrift, Rückbelastung etc.)
Forderungsart Forderungstyp (Rücklastschriftgebühr, Verzugszinsen, Versandkosten, Forderung, Gutschrift, Retoure)
Soll (positive / negative) Forderung
Haben (positive / negative) Zahlung

Debitorenkonto

ParameterKommentar
Datum Zeitpunkt der Bestellung
PAYONE Vorgangsnummer Eindeutige Nummer, die von PAYONE vergeben wird
Vorgang Art des Vorgangs (Forderung, Gutschrift, Rückbelastung etc.)
Forderungsart Forderungstyp (Rücklastschriftgebühr, Verzugszinsen, Versandkosten, Forderung, Gutschrift, Retoure)
Soll (positive / negative) Forderung
Haben (positive / negative) Zahlung

Anzeige aller Dokumente zum Käufer

Hier finden Sie alle Dokumente als PDF-Datei zum Download, die für den Käufer durch die PAYONE Plattform versendet wurden (bei gebuchtem Modul Rechnungsstellung).

Dokumente zum Zahlungsvorgang

Dementsprechend sind hier die Dokumente zu finden, welche dem Zahlungsvorgang zugeordnet wurden.

Audit-Log eines Debitors

Im Audit-Log werden alle relevanten Datenänderungen und Aktionen, sowie der eingeloggte Benutzer der PMI, der diese Aktionen ausgelöst hat, gespeichert. Daher können Sie alle Details lückenlos nachvollziehen.

Beispiel eines Audit-Logs

Sie können die Audit-Logs nach bis zu drei miteinander kombinierbaren Suchkriterien filtern. Das so gefilterte Suchergebnis lässt sich anschließend durch Klick auf [csv-export] als CSV-Datei exportieren. 

Die Ansicht wird nicht im Dialogfenster (Pop-up), sondern im ursprünglichen Fenster geöffnet.


ParameterKommentar
Benutzername User, der den Kommentar verfasst hat
Datum Speicherungsdatum des Kommentars
Ereignis Typ Ereignis, zu dem der Kommentar verfasst wurde
Debitoren ID Debitoren ID
Vorgangsnummer Vorgangsnummer
Kommentar Kommentar

Zahlungsvorgang bearbeiten

In dem rechten Bereich der Daten erhalten Sie erste Informationen einer speziellen Transaktion, die durch die PAYONE Vorgangsnummer eindeutig ist. Die angezeigten Werte bieten Ihnen einen Überblick über den aktuellen Status der Buchung Ihres Kunden und enthalten zudem einen möglichen Fehlergrund, warum die Transaktion nicht erfolgreich war. Details zur Ablehnung erkennen Sie an dem Wert „Fehlergrund".

Erstellung einer Gutschrift

Bei einer Gutschrift wird ein zuvor eingezogener bzw. eingegangener Betrag zurückerstattet. Dabei kann maximal der Betrag zurückerstattet werden, der auch eingezogen wurde bzw. eingegangen ist. Ebenso können Sie eine rein debitorische Gutschrift ausführen, bei der kein Saldenausgleich, also kein realer Geldfluss erfolgt. 

Erst "Position hinzufügen", sodass diese Position gespeichert wird und dann auf "weiter" klicken.

ParameterKommentar
Beschreibung Artikeltext, der auf dem Rechnungs- / Gutschriftsbeleg angezeigt werden soll
Anzahl Menge des gutgeschriebenen Artikels
MwSt.(%) Mehrwertsteuersatz
Preis Bruttopreis
Position hinzufügen Forderungstyp (Rücklastschriftgebühr, Verzugszinsen, Versandkosten, Forderung, Gutschrift, Retoure)
Typ der Gutschrift (optional) Gutschrift, Warenretoure, Rücklastschriftgebühren (Ausbuchen), Versandkosten (Ausbuchen), Mahngebühren (Ausbuchen), Verzugszinsen ( Ausbuchen)
Gesamtbetrag Summe der Gutschrift (Teilgutschrift möglich)
Maximaler Betrag für Gutschrift  Maximale Summe, die erstattet werden kann

Durch Klick auf Weiter wird die Gutschrift bestätigt und ausgeführt.

Um für den Käufer einen Beleg zu erstellen, müssen Sie das Modul Rechnungsstellung beauftragen. Sollte dies nicht der Fall sein, haben die Felder Positionen (optional) keinerlei Auswirkungen und Sie können diese ignorieren.

Ausbuchung einer offenen Forderung

Eine offene Forderung auszubuchen bedeutet, eine Forderung komplett auszubuchen (Beispiel: Käufer ist von der Bestellung zurückgetreten). In diesem Fall findet keine Geldbewegung statt, sondern der Saldo wird ausgeglichen. Buchhalterisch handelt es sich hierbei um eine Forderungsgutschrift, daher ist der Name der entsprechenden Registerkarte Gutschrift


ParameterKommentar
Alter Saldo Derzeitiger Saldo der Transaktion
Gutschriftsbetrag Betrag, der gutgeschrieben wird (keine Geldbewegung)
Auszahlungsbetrag Betrag, der an den Käufer ausgezahlt werden soll (Geldbewegung findet statt)
Neuer Saldo Saldo, der nach der Ausbuchung existieren würde
Kommentar Kommentar zur Ausbuchung (wird dem Käufer nicht angezeigt). Wenn an dieser Stelle ein Vermerk eingetragen wird, dann kann dieser in der Audit-Log-Übersicht eingesehen werden.


Umbuchung

Über den Button Umbuchen können Sie kontobasierte Zahlarten umbuchen (offene Rechnung, Lastschrift, Vorkasse). Hat beispielsweise ein Käufer per Überweisung eine Forderung bezahlt, die bereits komplett ausgeglichen war, können Sie diese Überzahlung auf eine andere, noch offene Forderung, umbuchen. 

Eine Vermischung von Zahlarten ist nicht möglich. Eine überzahlte Kreditkarten- oder PayPal-Buchung kann also nicht auf eine offene Forderung, die per Rechnung entstanden ist, umgebucht werden. 

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