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Einleitung

Bei kontobasierten Zahlarten wie Vorkasse, Rechnung und Lastschrift müssen die Zahlungseingänge auf einem Konto den entsprechenden Zahlungsvorgängen zugeordnet werden. 

Die Zahlungszuordnung von Zahlungseingang zum Zahlungsvorgang erfolgt auf der PAYONE Plattform weitestgehend automatisch anhand eines errechneten Scorings, welches u.a. auf dem Namen des Kontoinhabers, dem Betrag des Zahlungseinganges und den von der Bank gelieferten Kontodaten basiert. Kann anhand der auf dem Kontoauszug enthaltenen Daten ein Zahlungsvorgang eindeutig gefunden werden und wird auf diesem noch ein Zahlungseingang erwartet, so erfolgt eine automatische Zuordnung.

Ist der Zahlungsvorgang bereits ausgeglichen und wird somit kein weiterer Zahlungseingang erwartet oder wurden im Kontoauszug keine Daten gefunden, welche eine eindeutige Zuordnung ermöglichen, so ist eine manuelle Zuordnung des Zahlungseinganges erforderlich. Diese manuelle Zuordnung erfolgt zunächst durch speziell geschulte Mitarbeiter der PAYONE. Kann auch hier keine eindeutige Verknüpfung zwischen Zahlungseingang und Zahlungsvorgang vorgenommen werden, so erfolgt per E-Mail eine Nachfrage beim Händler mit der Bitte um Anweisung ob bzw. wie dieser Zahlungseingang verbucht werden soll.

Mit der Zahlungszuordnung in der PMI kann durch den Händler nun anschließend ein offener Zahlungsvorgang selbständig zugeordnet werden, wenn eine manuelle Zuordnung durch PAYONE selbst nicht möglich ist. Dazu wird der Zahlungsvorgang von PAYONE auf „Klärung beim Händler" gesetzt und somit in der Zahlungszuordnung in der PMI des Händlers sichtbar. Der Händler selbst kann nun in der PMI nach einem passenden Zahlungsvorgang suchen und den Zahlungseingang entsprechend selbst zuordnen.

Wenn ein Zahlungseingang zu einem Zahlungsvorgang eines Endkunden gehört und diesem nicht zugeordnet wird, dann bleibt der Zahlungsvorgang offen und geht ggf. in den Mahnlauf und die Inkassoübergabe über.

Übersicht der offenen Zahlungseingänge

Sie erreichen die Zahlungszuordnung in der PMI im Hauptnavigationsmenü:

Im Arbeitsbereich der PMI werden nun die offenen Zahlungseingänge, welche Ihnen zur manuellen Zuordnung zugewiesen wurden, angezeigt.

Wenn Sie mehrere Konten verwenden, dann erscheint unter (1) eine Auswahlliste, mit der Sie zwischen diesen Konten wechseln können. Unter (2) können Sie die Zahlungseingänge nach dem aktuellen Status (siehe unten) filtern. Unter (3) können Sie den Zeitraum und den Status der Zahlungseingänge eingrenzen. Darunter finden Sie eine Aufstellung der Zahlungseingänge, die Sie im Nachgang einzeln aufrufen und nacheinander entsprechenden Zahlungsvorgängen zuordnen können. 

Angezeigt werden folgende Felder:

Feldname

Beschreibung

Auszugsnummer/Position

Nummer des Kontoauszugblattes und der Position

Vorgang

Buchungstext aus dem Kontoauszug, hier eine Liste der häufigsten Buchungstexte Die Buchungstexte sind nicht standardisiert und werden von jeder Bank individuell festgelegt. PAYONE zeigt den Buchungstext aus dem Kontoauszug an – so wie dieser zur Verfügung gestellt worden ist. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre kontoführende Bank.:

Text

Beschreibung

CASH CONCENTRATING BUCHUNG

Umbuchung zwischen verschiedenen Hauptkonten -> keinem Zahlvorgang zuzuordnen

DATA-EINREICH. LASTSCHRIFT, DATA-EINREICHUNG LASTSCHR., LASTSCH.EINR.

Gutschrift auf Basis der Einreichung von SEPA-Lastschrift-Dateien -> mit dieser Gutschrift sind mehrere Zahlungsvorgänge verbunden

Empf. SCT, Gutschrift, SEPA-Gutschrift, SEPA-CT HABEN EINZELBUCHUNG

Gutschrift einer SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer) -> ist einem Zahlungsvorgang zuzuordnen

SEPA Lastschrift-Rueckrechn, RETOURE

Rückrechnung einer SEPA-Lastschrift -> ist einem Zahlungsvorgang zuzuordnen

Verwendungszweck

das erste Verwendungszweck-Feld

Buchungsdatum

Buchungsdatum aus dem Kontoauszug

Name

Name des Kontoinhabers – sofern im Kontoauszug angegeben

Betrag (Währung)

der originale Betrag aus dem Zahlungseingang

Betrag

Beschreibung

positiv

Geldeingang: Überweisung, Gutschrift

negativ

Geldabgang: Abbuchung

Restbetrag (Währung)

der originale Betrag aus dem Zahlungseingang

Erweiterte Suche

Standardmäßig werden die „nicht zugeordneten" Zahlungseingänge der letzten drei Monate angezeigt. Mit der erweiterten Suche können Sie sich wahlweise die noch „nicht zugeordneten" oder bereits „zugeordneten" Zahlungseingänge in einem von Ihnen ausgewählten Zeitbereich anzeigen lassen. Zusätzlich können die Ergebnisse mittels Textsuche über die Verwendungszweckfelder Unterstützt wird eine Suche auf den Verwendungszweckfeldern 1 bis 6. Bitte beachten Sie, dass Umlaute in Kontoauszügen nicht übertragen werden – suchen Sie daher z.B. nach „mueller" oder „schroeder". Die Suche unterscheidet nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung. des Kontoauszuges gefiltert werden. 

Zuordnung mittels Suche über Name

Nach Auswahl einer Zeile aus der Liste offener Zahlungseingänge werden Ihnen die Details zu dem Zahlungseingang angezeigt. Oberhalb dieser Anzeige können Sie im Suchfeld (1) nun wahlweise nach dem Namen oder einer Referenznummer (Ihrer Bestellnummer) suchen. Darunter werden dann die Suchergebnisse angezeigt. In diesem Beispiel gab es bei der Suche nach dem Namen Die Suche nach dem Namen ist flexibel bezüglich Groß- und Kleinschreibung und wandelt Umlaute automatisch um. Eine Suche nach Teilen eines Namens wird nicht unterstützt. So kann nach „Schroeder", „Schröder" oder „schröder" gesucht werden – jedoch nicht nach „schröd". nur einen Treffer. Nach Auswahl dieses Treffers (2) werden Ihnen die Details zum Zahlungseingang angezeigt und mögliche Übereinstimmungen grün hervorgehoben.

Der Restbetrag des Zahlungseinganges und der noch offene Betrag des Zahlungsvorganges stimmen überein und auch der Name weist eine hinreichende Ähnlichkeit auf (Maxime nennt sich auch gerne „Maxi"), so dass jetzt eine Zuordnung dieses Zahlungseinganges auf den gefundenen Zahlungsvorgang vorgenommen werden kann. 

In dem Beispiel entspricht der Betrag der Forderung aus dem Zahlungsvorgang dem Betrag des Zahlungseinganges, so dass der gesamte Betrag des Zahlungseinganges verbucht werden soll. Somit klicken Sie auf zuordnen (3), um die Aktion auszuführen.

Dazu wird der zuzuordnende Betrag in dem Eingabefeld rechts unten eingegeben. Sie können wahlweise den gesamten Betrag aus dem Zahlungseingang oder ein Teilbetrag auf den ausgewählten Zahlungsvorgang verbuchen.

Verbuchen Sie nur auf Zahlungsvorgängen, wenn diese eindeutig mit dem Zahlungseingang in direktem Zusammenhang stehen und Sie eine eindeutige Zuordnung herstellen können.

Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Nach erfolgter Zuordnung wird dieser Vorgang noch einmal kurz zusammengefasst (1) und aus der Liste der offenen Zahlungseingänge (2) entfernt. 

Zuordnung mittels Suche über Händlerreferenz

Die Suche nach einem Zahlungsvorgang ist ebenfalls über die Händlerreferenz möglich. Dazu müssen Sie in der Auswahlliste „Referenznummern" auswählen und in das Suchfeld (1) Ihre Händlerreferenz eingeben. Die Suche nach Referenznummern unterscheidet nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung. Es werden die Rechnungsnummer und die Referenz von Zahlungsvorgängen durchsucht. Eine Suche nach Teilen der Referenznummern wird nicht unterstützt. . Nach erfolgter Suche wird Ihnen erneut ein passender Zahlungsvorgang angezeigt. Auch hier stimmen der Betrag des Zahlungseinganges (2) und der offene Betrag des Zahlungsvorganges überein, so dass eine Zuordnung erfolgen soll (3). 

Zuordnung mit mehreren Treffern

In diesem Beispiel werden zu einer Suche über den Namen mehrere Treffer gefunden. Beide Treffer haben denselben Betrag und dieser Betrag stimmt mit dem Betrag des Zahlungseinganges überein. 

Allerdings gibt es bei dem zweiten Zahlungsvorgang (2) keinen erwarteten Zahlungseingang mehr, da dieser Zahlungsvorgang per Lastschrift erfolgte. Somit ist in diesem Beispiel der Zahlungseingang auf den Zahlungseingang (1) vorzunehmen. Dazu ist dieser Zahlungsvorgang auszuwählen und die Zuordnung wie bereits oben beschrieben durchzuführen.

Zuordnung zurückstellen / intern klären

Der folgende Zahlungseingang soll zunächst zurückgestellt und intern geklärt werden. Damit wird dieser Zahlungseingang in der weiteren Bearbeitung ausgeblendet und kann später zugeordnet werden.

Nach Auswahl des Zahlungsvorganges kann in der Zuordnung ein Kommentar (1) zum Zahlungseingang gemacht und die Zahlung auf „in Klärung" (2) gesetzt werden. Mit speichern (3) wird dieser Vorgang beendet.

Über Filtern nach Status (1) erhalten Sie eine Übersicht der zurückgestellten Zahlungseingänge:

Diesen Zahlungseingang können Sie erneut auswählen und wie bereits beschrieben zuordnen.

Zuordnung ohne Treffer

Im Folgenden ist ein Zahlungseingang (1) zu sehen, der keinem Zahlungsvorgang zugeordnet werden kann. Damit dieser nicht immer wieder in der Liste offener Zahlungseingänge erscheint, können Sie dieses am Zahlungseingang entsprechend vermerken. 

Nach Auswahl des Zahlungsvorganges kann in der Zuordnung ein Kommentar (1) zum Zahlungseingang gemacht und die Zahlung auf „geklärt, aber offen" (2) gesetzt werden. Mit speichern (3) wird dieser Vorgang beendet.

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