Die Debitorenübersicht befindet sich im Hauptnavigationsmenü.

Einer der grundlegenden Bereiche des PMI ist die Debitorenverwaltung, wo alle über die PAYONE Plattform getätigten Bezahlvorgänge zentral angezeigt werden. Die Debitorenübersicht bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Verwaltung von Zahlungsvorgängen und Debitoren:

1. Suche nach Debitoren anhand verschiedener Parameter
2. Anzeige von Debitoren- und Vorgangskonten
3. Verwalten der Stamm- und Zahldaten von Debitoren
4. Anzeige und Verwaltung von Verträgen und Abonnements
5. Suche und Anzeige von Mahnläufen und Mahnungen
6. Suche und Download von Rechnungen und Gutschriften
7. Ausführung von Gutschriften mit einzelnen Gutschriftpositionen
8. Ausbuchen von Forderungen

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In der Debitorenverwaltung sind Stammdaten aller Käufer eines Händlers hinterlegt, für die eine Forderung in der PAYONE Plattform erstellt wurde, zum Beispiel Name und Anschrift, E-Mail Adresse, Kontodaten, geschlossene Abonnements etc. 

Die PAYONE Plattform führt zu jedem Zahlungsvorgang eine systemweit fortlaufende PAYONE Vorgangsnummer, die auch Transaction-ID (TXID) genannt wird. 

Außerdem führt die PAYONE Plattform zu jedem Käufer ein Konto, welches durch die PAYONE Debitorennummer (userid) identifiziert wird. Dort werden alle Transaktionen eines Käufers aufgeführt. Der Käufer wird anhand der oben genannten PAYONE Debitoren- oder Händler-Kundennummer (customerid) identifiziert. Diese Kundennummer kann von Ihrem Shopsystem erstellt und per Schnittstelle an PAYONE übergeben werden. Sie dient der eindeutigen Identifizierung des Käufers in Ihrem Shopsystem.

Vor dem Start der Suche ist es notwendig, den Live oder den Test-Modus auszuwählen, dies geschieht über den Radio-Button oben rechts. Die PAYONE Payment-Plattform kann in zwei Modi genutzt werden: im Testmodus und im Livemodus. Beide Modi werden über spezielle Parameterübergaben angesteuert, um aktiv zu sein. Die Plattform (Hard-und Software) ist in beiden Modi dieselbe. Der wesentliche Unterschied zwischen dem Testmodus und dem Livemodus besteht darin, dass die Datenübergabe an externe Systeme (z.B. Banken, Kreditkarteninstitute, Auskunfteien) nur im Livemodus erfolgt. Im Testmodus werden alle Anfragen innerhalb der PAYONE Payment-Plattform simuliert oder im Testmodus an das jeweilige externe System übergeben, sofern dieses seinerseits einen Testmodus unterstützt. Durch diese Vorgehensweise können Testszenarien mit definierten Testdaten durchgeführt werden.

Sie können zu Ihren Debitoren Stammdaten einsehen und ändern. Es werden die jeweils letzte verwendete Rechnungsanschrift und die Daten der letzten Kreditkartenzahlung und Bankverbindung vorgehalten, eine Archivierung oder Versionierung überschriebener Daten findet nicht statt. 

Die Stamm- und Zahldaten eines Debitors können auf verschiedenen Wegen aktualisiert werden. Im PMI können Sie die Daten auf manuellem Weg bearbeiten oder ergänzen. Alternativ zur manuellen Änderung der Daten besteht die Möglichkeit, Käuferinformationen über einen Schnittstellenbefehl (Request über die Server API) zu aktualisieren. Da nur die zuletzt verwendeten Daten gespeichert werden, aktualisiert auch eine erneute Bestellung des Debitors mit abweichenden Daten, die im PMI verfügbaren Informationen. Die Möglichkeit einen Debitor zu löschen, besteht nicht. Klicken Sie auf den Button Bearbeiten, um die Ansicht mit entsprechenden Eingabefeldern im Formularformat zu öffnen. Im ersten Tab finden Sie die Stammdaten, im zweiten Tab die Zahldaten.

Hier können Sie Bankverbindung und Kreditkartendaten eines Käufers einsehen, verändern oder löschen. Die hier getätigten Änderungen werden vorgangsübergreifend für alle Einkäufe dieses Kunden vorgenommen.

Für Bankverbindungen werden Kontoinhaber, Kontonummer, Bankleitzahl, Filialnummer, Prüfziffer (soweit vorhanden) oder IBAN und BIC sowie das Land vorgehalten.
Für Kreditkartenzahlungen werden Karteninhaber, Kartentyp, Kreditkartennummer und Ablaufdatum gespeichert. Kreditkartennummern werden immer ausschließlich mit den letzten 4 Ziffern angezeigt. Dies ist aus Gründen der PCI DSS Konformität rechtlich vorgeschrieben.

Bei der Zahlungsart Lastschrift, finden Sie hier die Mandate zum Herunterladen.

Mit Hilfe des Moduls Risikomanagement können Stammdaten für zukünftige Zahlungsvorgänge gesperrt werden.

• E-Mail-Adresse
• IBAN (International Bank Account Number)
• Kreditkartennummer

direkt aus der Debitorenverwaltung heraus auf die Sperrliste gesetzt und von dieser wieder entfernt werden.

Zur Sperrliste hinzufügen

Mit Hilfe des Moduls Abonnement-Abwicklung verwaltet die PAYONE Plattform wiederkehrende Zahlungen und Abonnements (Verträge). Dazu werden über das PMI Vertragsvorlagen mit konfigurierbaren Laufzeiten und Preisen definiert. 

Zu den wesentlichen Features des Modules Abonnement-Abwicklung gehören: 

• Automatisierte Verwaltung von wiederkehrenden Zahlungen
• Verschiedene Abbuchungsintervalle (Wochen, Monate)
• Laufzeiten und Preise individuell konfigurierbar
• Integriertes Kündigungsmanagement (z.B. Kündigung bei Nichtzahlung)

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Eine detaillierte Beschreibung des Funktionsumfangs des Moduls Abonnement-Abwicklung ist auf Anfrage erhältlich.

Verträge zum Kunden

Klicken Sie in der Stammdatenansicht eines Debitors auf den Button Verträge, um sich auch alle bestehenden Abonnements anzeigen zu lassen. 

Die hier angezeigten Informationen umfassen:

Das Modul Forderungsmanagement bildet das Mahnwesen zu einem Kunden ab und arbeitet eng mit dem Modul Payment zusammen. Es übernimmt das kaufmännische Mahnwesen sowie auf Wunsch die Übergabe von Fällen an externe Inkassodienstleister, um überfällige Zahlungen einzufordern. Im Falle einer Rückbelastung oder einer nicht fristgerecht beglichenen Rechnung, initiiert die PAYONE Plattform über das Modul Forderungsmanagement auf Wunsch vollautomatisiert das Mahnwesen. Eine detaillierte Beschreibung des Funktionsumfangs des Moduls Forderungsmanagement ist auf Anfrage erhältlich.

Das Mahnwesen lässt sich individuell konfigurieren und beinhaltet folgende Funktionen:

• Einleitung des kaufmännischen Mahnwesens nach Fälligkeit oder Rückbelastung
• Automatisiertes kaufmännisches Mahnwesen per E-Mail und/oder Post mit bis zu 4 variablen Mahnstufen
• Mahnstufen, Texte und Corporate Design der Mahnungen in verschiedenen Sprachen sind durch den PAYONE Merchant Service individuell konfigurierbar
• Verwaltung von Mahnfristen, Toleranzgrenzen, Mahnsperren sowie Mahn- und Inkassovorschlagslisten

Klicken Sie auf den Button Mahnwesen im Bereich Stammdaten (links), um zur Übersicht aller Mahnvorgänge, die für diesen Kundendatensatz bisher durchgeführt wurden, zu gelangen. Hier finden Sie Details zu den einzelnen Mahnstufen sowie Dokumente (Zahlungserinnerung und Mahnungen), die an den Käufer bislang versandt worden sind.

Der Button Mahnwesen im rechten Bereich Zahlungsvorgang öffnet die Übersicht der Mahnvorgänge, die zu diesem Einzelvorgang gehören.

Mahnläufe zum Kunden

Unter der Registerkarte Mahnläufe zum Kunden haben Sie die Möglichkeit, Einträge nach Datum zu filtern. Die Checkbox Nur Aktive filtert die Suchergebnisse, so dass Ihnen nur aktuell laufende Mahnläufe angezeigt werden. 

Das Suchergebnis liefert folgende Informationen:

Mahnungen zum Zahlungsvorgang

Innerhalb der zweiten Registerkarte können Sie Mahnungen zum Zahlvorgang konfigurieren. Hier können Sie Mahnstufen für einzelne Kunden manuell überspringen oder erneut durchführen. Die Checkbox Mahnung versenden/Fall an das Inkasso übergeben initiiert die Versendung von Dokumenten bzw. die Datenübergabe an den Inkassodienstleister. Ist diese Box beim Klick auf Mahnstufe setzen nicht aktiviert, so wird die Einstellung lediglich systemintern geändert, d.h. es werden keine externen Prozesse angestoßen. Zudem können Sie den Eintritt in die nächste Mahnstufe individuell anpassen.

Ein Klick auf den Link [email] am Ende der Zeile führt zu einer Kopie der E-Mail und/oder des Mahnschreibens, welches an den Käufer versendet wurde.

Inkasso-Informationen zum Zahlungsvorgang

Die Registerkarte Inkasso-Informationen zum Zahlungsvorgang ist aus technischen Gründen nicht mit Daten gefüllt.

Die PAYONE Plattform führt für jeden Zahlungsvorgang ein eigenes Vorgangskonto. Die Summe aller Vorgangskonten eines Käufers / Debitors ergibt den Saldo dieses Debitors. Alle Forderungen und Zahlungen werden auf der Soll- bzw. auf der Haben-Seite eines Vorgangskontos verbucht. Somit spiegelt sich jeder Geschäftsvorfall in einer Buchung wider und wird im Vorgangskonto sichtbar. 

Vorgangskonto

Debitorenkonto

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Anzeige aller Dokumente zum Käufer	Hier finden Sie alle Dokumente als PDF-Datei zum Download, die für den Käufer durch die PAYONE Plattform versendet wurden (bei gebuchtem Modul Rechnungsstellung).
Dokumente zum Zahlungsvorgang	Dementsprechend sind hier die Dokumente zu finden, welche dem Zahlungsvorgang zugeordnet wurden.

Im Audit-Log werden alle relevanten Datenänderungen und Aktionen, sowie der eingeloggte Benutzer der PMI, der diese Aktionen ausgelöst hat, gespeichert. Daher können Sie alle Details lückenlos nachvollziehen.

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Beispiel eines Audit-Logs

Sie können die Audit-Logs nach bis zu drei miteinander kombinierbaren Suchkriterien filtern. Das so gefilterte Suchergebnis lässt sich anschließend durch Klick auf [csv-export] als CSV-Datei exportieren.

In dem rechten Bereich der Daten erhalten Sie erste Informationen einer speziellen Transaktion, die durch die PAYONE Vorgangsnummer eindeutig ist. Die angezeigten Werte bieten Ihnen einen Überblick über den aktuellen Status der Buchung Ihres Kunden und enthalten zudem einen möglichen Fehlergrund, warum die Transaktion nicht erfolgreich war. Details zur Ablehnung erkennen Sie an dem Wert „Fehlergrund".
Erstellung einer Gutschrift
Bei einer Gutschrift wird ein zuvor eingezogener bzw. eingegangener Betrag zurückerstattet. Dabei kann maximal der Betrag zurückerstattet werden, der auch eingezogen wurde bzw. eingegangen ist. Ebenso können Sie eine rein debitorische Gutschrift ausführen, bei der kein Saldenausgleich, also kein realer Geldfluss erfolgt.

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Durch Klick auf Weiter wird die Gutschrift bestätigt und ausgeführt.

Um für den Käufer einen Beleg zu erstellen, müssen Sie das Modul Rechnungsstellung beauftragen. Sollte dies nicht der Fall sein, haben die Felder Positionen (optional) keinerlei Auswirkungen und Sie können diese ignorieren.

Ausbuchung einer offenen Forderung

Eine offene Forderung auszubuchen bedeutet, eine Forderung komplett auszubuchen (Beispiel: Käufer ist von der Bestellung zurückgetreten). In diesem Fall findet keine Geldbewegung statt, sondern der Saldo wird ausgeglichen. Buchhalterisch handelt es sich hierbei um eine Forderungsgutschrift, daher ist der Name der entsprechenden Registerkarte Gutschrift.

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Umbuchung

Über den Button Umbuchen können Sie kontobasierte Zahlarten umbuchen (offene Rechnung, Lastschrift, Vorkasse). Hat beispielsweise ein Käufer per Überweisung eine Forderung bezahlt, die bereits komplett ausgeglichen war, können Sie diese Überzahlung auf eine andere, noch offene Forderung, umbuchen. 

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